公文用語簡介
一、期望用語：「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，依《事務管理手冊》規定，期望用語以用在「主旨」為宜，不在「說明」、「辦法」內重複加以使用。期望用語是由「請」、「希」兩字，配合「查照」、「鑑核」(「核示」)、「備查」(「核備」)、「照辦」、「辦理見(惠)復」、「轉行照辦」......等交叉組合而成。包含以下12個期望用語：
(一)請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。
(二)請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(三)請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者，此一用語多用在平行文或上行文。
(四)請辦理見復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文或平行文。
(五)請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。
(六)請鑑核：與「請核示」意思相同。
(七)請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。
(八)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。
(九)請轉行照辦：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。
(十)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(十一)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。
(十二)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。
三、一般用語：
(一)起首語：所謂「起首語」，就是公文的發語詞。
１、一般公文常用「關於」、「有關」、「查」、「按」。例如：「關於市區內公共安全問題，經本人調查結果如下：」、「查部分醫療院所經常向勞保被保險人收購勞保門診單，....」。
２、檢附某項文件時，常用「函送」、「檢送」、「訂頒」等作為起首。
(二)引敘語：所謂「引敘語」，就是公文敘案時之助語。
１、一般公文常用「奉」、「准」、「據」、「查」。例如：「奉行政院院長指示」、「准貴部○○年○○月○○日○○○字第○○○號函」、「據報載，」、「據查各機關學校仍有未依規定採用公開招標，....」。
２、引用其他機關某件公文中的一句話，常用「略以(或略謂)」。例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，......」。
(三)經辦語：所謂「經辦語」，就是公文處理經過之用語，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」。例如：「為維護公共安全，行政院已成立....」、「台端申請上開礦區，經本局按址投郵....」、「所需款項，業已先行墊撥....」、「關於供應磁土問題，業經本局分函辦理....」。
(四)准駁語：所謂「准駁語」，就是審核規定或答復請求之用語，當許可時，常用「應予照准」或「符合規定」，不可用「似無不可」、「尚且同意」；當不許可時，常用「不合規定」、「與規定不符」，不可用「不盡相同」、「歉難同意」。例如：「台端申請事項，符合規定」、「台端函請醫師檢覈，與規定不符」。
(五)除外語：所謂「除外語」，就是公文轉折之用語，常用「除....外」、「遇....時」、「必要時」、「但」、「惟」。例如：「本案除責成警察單位迅速偵辦外，並請多加珍重....」、「遇颱風來臨時，請依照規定上班、上學....」、「請按前項規定辦理，必要時可先行......」、「傳真公文以......為限，但左列公文，非經核准不得傳真。」、「各校仍可繼續辦理校外活動，惟應注意....」。
(六)附記語：所謂「附記語」，就是附有文件之用語，常用「附『○○○(文件名)』0份」。例如：附「機關公文電子文件作業辦法」0份。
四、法律統一用字及用語：公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規定之事項，公文最好也能加以遵守。依照《事務管理手冊》規定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統一用字及統一用語。有關法律統一用字及法律統一用語，請參考《行政院文書處理手冊》「法律統一用字表」及「法律統一用語表」。
五、數字使用原則：公文橫式書寫有利數字書寫，行政院為使各機關對數字使用，有一致的規範可循，乃訂定數字使用原則，要略如下：
(一)數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。例如：
１、日期、時間：民國97年6月10日；10時45分。
２、序數：第3名；第12次會議紀錄。
３、計量單位：180公分；7.38公頃。
４、統計數據：18%；1,234,567元。
５、引用法條：依兒童福利法第44條規定：「違反……。」
(二)數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。
１、描述性用語：愛台十二項建議；三言兩語；第一夫人；公正第三人。
２、專有名詞：三義；三國誌；李四；恩史瓦第三世。
３、慣用語：星期二；正月初五；十分之一；約三、四天；七千餘人；好幾十萬人。
４、法規作業：修正「菸害防制法」第二十一條條文。
(一)請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。
(二)請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(三)請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者，此一用語多用在平行文或上行文。
(四)請辦理見復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文或平行文。
(五)請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。
(六)請鑑核：與「請核示」意思相同。
(七)請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。
(八)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。
(九)請轉行照辦：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。
(十)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。
(十一)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。
(十二)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。
三、一般用語：
(一)起首語：所謂「起首語」，就是公文的發語詞。
１、一般公文常用「關於」、「有關」、「查」、「按」。例如：「關於市區內公共安全問題，經本人調查結果如下：」、「查部分醫療院所經常向勞保被保險人收購勞保門診單，....」。
２、檢附某項文件時，常用「函送」、「檢送」、「訂頒」等作為起首。
(二)引敘語：所謂「引敘語」，就是公文敘案時之助語。
１、一般公文常用「奉」、「准」、「據」、「查」。例如：「奉行政院院長指示」、「准貴部○○年○○月○○日○○○字第○○○號函」、「據報載，」、「據查各機關學校仍有未依規定採用公開招標，....」。
２、引用其他機關某件公文中的一句話，常用「略以(或略謂)」。例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，......」。
(三)經辦語：所謂「經辦語」，就是公文處理經過之用語，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」。例如：「為維護公共安全，行政院已成立....」、「台端申請上開礦區，經本局按址投郵....」、「所需款項，業已先行墊撥....」、「關於供應磁土問題，業經本局分函辦理....」。
(四)准駁語：所謂「准駁語」，就是審核規定或答復請求之用語，當許可時，常用「應予照准」或「符合規定」，不可用「似無不可」、「尚且同意」；當不許可時，常用「不合規定」、「與規定不符」，不可用「不盡相同」、「歉難同意」。例如：「台端申請事項，符合規定」、「台端函請醫師檢覈，與規定不符」。
(五)除外語：所謂「除外語」，就是公文轉折之用語，常用「除....外」、「遇....時」、「必要時」、「但」、「惟」。例如：「本案除責成警察單位迅速偵辦外，並請多加珍重....」、「遇颱風來臨時，請依照規定上班、上學....」、「請按前項規定辦理，必要時可先行......」、「傳真公文以......為限，但左列公文，非經核准不得傳真。」、「各校仍可繼續辦理校外活動，惟應注意....」。
(六)附記語：所謂「附記語」，就是附有文件之用語，常用「附『○○○(文件名)』0份」。例如：附「機關公文電子文件作業辦法」0份。
四、法律統一用字及用語：公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規定之事項，公文最好也能加以遵守。依照《事務管理手冊》規定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統一用字及統一用語。有關法律統一用字及法律統一用語，請參考《行政院文書處理手冊》「法律統一用字表」及「法律統一用語表」。
五、數字使用原則：公文橫式書寫有利數字書寫，行政院為使各機關對數字使用，有一致的規範可循，乃訂定數字使用原則，要略如下：
(一)數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。例如：
１、日期、時間：民國97年6月10日；10時45分。
２、序數：第3名；第12次會議紀錄。
３、計量單位：180公分；7.38公頃。
４、統計數據：18%；1,234,567元。
５、引用法條：依兒童福利法第44條規定：「違反……。」
(二)數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。
１、描述性用語：愛台十二項建議；三言兩語；第一夫人；公正第三人。
２、專有名詞：三義；三國誌；李四；恩史瓦第三世。
３、慣用語：星期二；正月初五；十分之一；約三、四天；七千餘人；好幾十萬人。
４、法規作業：修正「菸害防制法」第二十一條條文。
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