公文用語
公文常用語彙
v 公文常用語彙為公文書經常使用的字彙,在此最主要是瞭解其使用方式。
一、【查】:
常用於起首,當起首語,尤見於獎狀類。
例如:
查本校五年甲班楊○○同學
參加○年度全校書法比賽榮獲
第一名特頒獎狀以資鼓勵
註:獎狀類無標點符號。
二、【關於】:
常用於起首,當起首語。
例如:
主旨:關於 台端建議加強學校人倫教育一案….。
三、【制定】:
若用於公布法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:制定「國防法」一份,…。
四、【訂定】:
若用於公布行政命令,必須放在開頭。
例如:
主旨:訂定「台中市立圖書館圖書館外借使用要點」一份…。
五、【修正】:
若用於修正法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:修定「商業登記法」第○條、第○條及第○條…。
六、【廢止】:
若用於廢止法令,必須放在開頭。
例如:
主旨:廢止「動員戡亂時期立法委員選舉辦法」…。
七、【特任】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:特任高○○為台灣省第○屆省主席…。
八、【特派】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:特派王○○為○特種考試台灣省及福建省基層公務員考試典試委員長。
九、【任命】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:任命張○○、李○○、林○○為荐任公務人員。
十、【茲聘】:
為任用人員用語。
例如:
主旨:茲聘陳○○為總統府資政…。
十一、【貴】:
甲、為有或無隸屬關係上級對下級適用。
例如:
行政院 函
受文者:○○政府
主旨:請 貴府自明(九○) 年度加強推動…。
乙、為無隸屬關,不管上下級平行關係均適用。
例如:
○○縣政府 函
受文者:○○鎮農會
主旨:關於 貴會○年○月份理事會議…。
十二、【貴機關;貴單位】:
當同時行文數個不同機關,涵蓋「鈞」、「貴」,甚至 「大」,或是同時混有「局」、「科」、「室」、「處」, 或是公、私單位相混時適用。
例如:
南投縣政府 函
受文者:本縣各鄉鎮市農會、各鄉鎮市公所、本府各局科室
主旨:本縣訂於5用20日 (星期三)下午2:00假縣立文化中心演講廳舉辦心靈座
談會一場次,屆時請 貴機關派員…。
十三、【鈞】:
有隸屬關係下級對上級適用。
例如:
台中縣政府 函
受文者:行政院
主旨:鈞院函囑本府查復…。
十四、【大】:
無隸屬關係下級對上級適用,
例如:
台北縣政府 函
受文者:監察院
主旨:有關 大院於87年3月6日 考察本府時所囑…。
十五【本】:
機關或單位之自稱適用。
例如:
新竹市環保局 函
受文者:行政院環保署
主旨:檢送本局90年1月…。
十六、【鈞長;鈞座】:
屬下對上級長官適用,常見於簽。
例如:
簽 於民國89年9月3 教育局
主旨:本縣擇訂於9月10日舉辦 第十屆全縣運會,屆時擬請 鈞長撥冗主持開
幕儀式及觀禮等,…。
十七、【職】:
屬下自稱 (字體宜小些) 適用常見於簽。
例如:
簽 於民國89年10月3日 ○○局
主旨:職因受聘為八十七年度高中聯考監考人員…。
十八、【台端】:
甲、長官對屬下當事人適用。
例如:
簽 於民國89年10月3日 ○○局
主旨:……。
請 核示。
請 台端代理出席 (長官手批)
乙、對當事人 (男女兩性) 適用。
例如:
花蓮縣政府 函
主旨:……。
說明:依據 台端88年10月3日 申請書辦理。
十九、【課員;技士…】:
長官對屬下直稱或間接適用。
例如:
簽 於民國89年10月3日 ○○局
主旨:……。
請 核示
請吳課員辦理 (長官手批)
二十、【先生】:
對個人直稱 (男性) 適用。
例如:
台南縣政府 函
受文者:王建國 先生 (住:……)
二十一、【女士】:
對個人直稱 (女性) 適用。
例如:
屏東縣警察局 函
受文者:陳妙齡 女士 (住址:……)
二十二、【君】:
對個人直接或間接(男女兩性) 適用。
例如:
台北市銀行 函
受文者:張成家 君 (住址:……)
二十三、【該】:
對機關間接用語,如於文中再次提起時,以「該」代替之。
例如:
交通部 函
主旨:……。
說明:內政部消防署為辦理…,而該署表示…。
二十四、【渠】:
對個人間接用語,代表「他」。
例如:
台灣台中地方法院檢察署 函
主旨:……。
說明:本署業已對陳 君進行…,豈料渠竟…。
二十五、【渠等】:
對二人以上間接用語,代表「他們」。
例如:
台灣台中地方法院檢察署 函
主旨:…。
說明:本署對張 君等三名進行偵訊…,豈料渠等竟…。
二十六、【竊;竊職;竊位】:
太謙卑之用語,現已不用。
二十七、【奉】:
為接獲上級機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜儘量少用,今多「依據」。
例如:
民國89年11月20日簽於本府 計劃室
主旨:……。
說明:本案係奉行政院89年7月25日 ○字○號函辦理。
二十八、【准】:
為接獲平機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜盡量少用。
例如:
雲林縣政府 函
主旨:……。
說明:准 貴府90年2月20日號函。
二十九、【據】:
為接獲下級機關公文或首長之指示,引用於公文者,但宜盡量少用,今多用「依據」。
例如:
苗栗縣政府 函
主旨:……。
說明:據銅鑼鎮公所86年11月1日 ○字○號函辦理。
三十、【奉悉】:
為接獲上級機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
澎湖縣政府 書函
受文者:台灣省政府
主旨:……。
一、鈞府85年6月10日 ○字○號函奉悉。
二、…。
三、請 察核。
三十一、【敬悉】:
為接獲平行機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
彰化縣政府 書函
受文者:高雄市政府
主旨:
一、貴府89年9月3日 ○字○號函敬悉。
二、…。
三、復請 查照。
三十二、【已悉】:
為接獲下級機關公文或首長指示,於引敘完畢時用之,常用於書函。
例如:
嘉義縣政府 書函
受文者:路竹鄉公所
主旨:……。
一、 貴所88年12月31日 ○字○號函已悉。
二、……。
三、復請 查照。
三十三、【復…函】:
一般復文用之。
例如:
台北市政府 函
受文者:萬基營造股份有限公司
(住址:……)
主旨:……。
說明:復 貴公司88年8月17日 ○字○號函。
三十四、【依據…函辦理】:
於告知轉行辦理引據時用之。
例如:
屏東縣政府 函
受文者:各鄉鎮市公所
主旨:……。
說明:
一、依據交通部90年1月4日 ○字○號函辦理。
二、……。
三十五、【…函諒蒙 鈞察】:
於對上級機關在同案上繼辦文用時,再度提示前已函寄公文時用之。
例如:
高雄縣政府 函
受文者:經濟部
主旨:……。
說明:
一、本府87年3月3日 ○字○號函諒蒙 鈞察。
二、……。
三十六、【...函諒達】:
對平行或上級機關於同案繼辦文用之。「諒達」相當於「照理應該收到了」之意。
例如:
斗六市衛生所 函
受文者:雲林市衛生局
主旨:……。
說明:
一、本所90年2月1日 ○字○號函諒達。
二、……。
三十七、【…函計達】:
對平行或下級機關同案繼辦文用之。「諒達」相當於「應該收到了」之意,語氣較肯定。
例如:
桃園縣政府 函
受文者:平鎮鄉公所
主旨:……。
說明:
一、本府○年○月○日○字○號函計達 。
二、……。
三十八、【令仰】:
期望語。目前以「希」代之。
三十九、【仰即】:
期望語。今以「希」代之。
四十、【謹請】:
結束語。例如:「謹請 核示」。今多以「請 核示」代之。
四十一、【呈請】:
結束語。例如:「呈請 裁示」。今多以「請 核示」代之。
四十二、【敬請】:
結束語。例如:「敬請 核示」。 今多改以「請 核示」。
四十三、【飭】:
命令語。函請改善。
例如:
因…,故應予函飭改善。
四十四、【知照】:
期望及目的語。
例如:
主旨:檢送…一份,請 知照。
( 同「請 查照」)
四十五、【遵照】:
期望及目的語,同「請 照辦」。
例如:
主旨:重申教師不得於校外兼任補習授課,請 遵照。
四十六、【遵照具報】:
期望及目的語,同「請 辦理具復」。
例如:
主旨:檢送…調查表 (格式) 一份,請 遵照具報。
四十七、【鑒核示遵】:
期望及目的語。
例如:
主旨:檢送…計劃書一份,請 鑒核示遵。
今多改以「請 核示」、「請 鑒核」。
四十八、【飭遵】:
期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。
例如:
主旨:檢送…一份,請 飭遵。
今多改以「請 轉行照辦」。
四十九、【飭辦】:
期望及目的語。要求轉給下屬單位照辦。
例如:
主旨:檢送…一份,請 飭辦。
今多改以「請 轉行照辦」。
五十、【轉飭】:
期望及目的語。要求轉給下屬單位知照。
例如:
主旨:為改善上課品質,上課期間嚴禁使用手機,請 轉飭。
今多改以「請 轉行」、「請 轉告」。
五十一、【抄陳】:
抄送語。對上級機關或首長用之。
例如:
簽 於民國89年12月31日 本府○○局
主旨:……。
說明:抄陳萬利商行營利事業登簿一份。
五十二、【抄送】:
抄送語。對平行機關或首長用之。
例如:
抄送陳 君○○建議書一份。
此致
計劃室
建設局:
五十三、【抄發】:
抄送語,對下級機關或首長用之。
例如:
新竹縣政府 函
主旨:抄發本縣○年人口統計表一份…。
五十四、【檢陳;附陳】:
附送語。對上級機關用之。
例如:
羅東鎮戶政事務所
受文者:台東縣政府
主旨:檢陳本所○年第一季結離婚統計表一份…。
五十五、【檢送;檢附;附送】:
附送語。對平行及下級機關用之,以「檢送」最常見。
例如:
花蓮縣政府
受文者:秀林鄉公所
說明:檢送本府辦理88年常備役士兵抽籤結果明細表一份…。
五十六、【請 鑒核;請 鑒察】:
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關,須正式函復准駁者。
例如:
高雄縣政府 函
受文者:行政院主計處
主旨:檢送本縣89年度○○○計劃書三份,請 鑒核。
五十七、【請 核備】:
同上。
澎湖縣政府 函
受文者:行政院主計處
主旨:檢陳本縣89年第一季○○○表二份,請 核備。
五十八、【請 核示】:
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關,對事件產生疑義之請示。
五十九、【請 備查;請 鑒核備查】:
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關,收件後若覺合於規定,得函復同意備查,否則,不答覆亦表示認同該案;對該案若有意見,則應函復指正。
六十、【請 惠允賜 (釋) 復】:
主旨欄之結尾語。下級機關對上級機關,請求答復用之。
六十一、【請 查照】:
主旨欄之結尾語,上對下及平行機關用語。
六十二、【請 查照辦理】:
主旨欄之結尾語。上對下及平行機關用語。強調「辦理」。
六十三、【請 查明見復】:
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將問題癥結查明並予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
六十四【請 查照辦理見復】:
主旨欄的結尾語,上對下及平行機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
六十五、【請 查照轉行】:
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」,故通常透過中間單位行文至其他相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公者。
六十六、【請 轉行照辦】:
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。強調「轉行」及「執行」。
六十七、【復請 查照】:
主旨欄的結尾語。上對下及平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。
六十八、【復如說明,請 查照】:
主旨欄之結尾語。上對下級平行機關用語。答覆下級機關請求時用之。
六十九、【希 查照】:
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。
七十、【希 照辦】:
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語,強調「辦理」。
七十一、【希 切實辦理】:
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語,強調事件之重要性。
七十二、【希 辦理見復】:
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調須在一定時間內將辦理情形予以答覆,故公文內通常有指定辦理之期限。
七十三、【希 查照轉告】:
主旨欄之結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」,故通常透過中間單位行文至其他
相關單位。如由經濟部行文縣市政府轉知鄉鎮市區公所者。
七十四、【希 轉行照辦】:
主旨欄的結尾語。上級對下級機關用語。強調「轉行」及執行。
七十五、【准予備查,請 查照】:
主旨欄之結尾語。上級對下級用之,對應於「請 備查」。
七十六、【准予核備,請 查照】:
主旨欄之結尾語。上級對下級用之,對應於「請 核備」。
七十七、【應予照准,請 查照】:
主旨欄的結尾語,上級對下級用之,對具有准駁性質者。
七十八、【准予照辦,請 查照】:
主旨欄的結尾語。上級對下級用之,對具有准駁性質者。
七十九、【未便照准,請 查照】:
主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。
八十、【歉難照准,請 查照】:
主旨欄的結尾語。上級對下級或平行單位用之。否定用。
八十一、【應予不准,請 查照】:
主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。
八十二、【應從緩議,請 查照】:
主旨欄之結尾語。上級對下級用之。否定用。
八十三、【請 卓參】:
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者,如一般資料等用之。
八十四、【敬表同意,請 查照】:
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。
八十五、【同意照辦,請 查照】:
主旨欄之結尾語。平行單位或無隸屬關係者用之。
八十六、【至紉公誼】:
表示答謝對方於公務上的協助, 使業務圓滿達成。本語之後不再接「請 查照」之類的用語。
八十七、【呈請 核示】:
簽呈的請示語及結束語、主旨尾語。限呈請總統用之。
八十八、【謹呈】:
簽呈的請示語及結束語、簽末結尾語。限呈請總統用之。
八十九、【簽稿併呈,請核示】:
簽呈與公文稿併附時在簽末的請示語及結束語。通用語。
九十、【是否可行 請 核示】:
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十一、【是否有當 請 核示】:
簽末的請示語及結束語。
通用語。
九十二、【未敢擅專 請 核示】:
簽末的請示語及結束語。
重大決定或決策,以不敢自行決定之謙詞用之。
九十三、【謹陳;右陳;敬陳】:
簽末的請示語及結束語。
簽請首長用之。
九十四、【可】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十五、【如擬;如擬照 (速) 辦】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十六、【准如所請】:
長官對簽呈裁定的常用語。
九十七、【緩議】:
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十八、【如○秘書擬】:
長官對簽呈裁定的常用語。
指不同意。
九十九、【…餘如擬】:
長官對簽呈裁定的常用語。
表示另有指示,除依指示辦理外,其他如原擬。
一○○、【發】:
長官對稿表示許可發文。若僅簽章不表示意見時,亦表示裁定發文之意。
一○一、【呈稱;令開…;內開…】:
引文起首語。已廢用。
一○二、【…等情;…等由;等因】:
收束語。已廢用。
一○三、【…據此…】:
轉承語。已廢用。
一○四、【著即;伏乞;仰懇】:
客套語。已廢用。
一○五、【…為禱;…為要;…為荷ㄏㄜˋ】:
結尾語。已廢用。
一○六、【尚無不合 (妥) ;姑且照准;似可照辦;存備查核】:
不肯定語。不用。
一○七、【似】:
不肯定語。正式公文不用。
然簽呈上,對於可能窒礙難行者,
得用「似有所窒礙難行之處」等柔和語氣。如果以本案窒礙難行語句,恐失之武斷。
一○八、【奉此;准此;具呈前情;准函前由】:
轉承語。已廢用。
一○九、【在案;各在案;在卷;各在卷】:
處理經過語。已廢用,但迄今仍偶爾見到,應避免。
一一○、【合行;合亟;相應;理合】:
累贅語。已廢用。
公文類別與結構
一、令:

蓋機關印信
(二)人事命令-固定表格
二、呈:
限對 總統使用
三、咨:
總統與立法院監察院間使用、國民大會
四、函:
(一)上級機關對下級機關
(二)下級機關對上級機關
(三)同級或不隸屬機關
(四)民眾與機關間
1、主旨:
(1) 全文精要說明目的與期望
(2) 力求具體扼要
(3) 不分項一段完成
(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5) 定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2) 祇摘述來文要點
(3) 提出處理方法分析〈簽〉
(4) 視內容改稱「經過」「原因」
(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3) 公告改為「公告事項」或「說明」
(4) 三段內容截然劃分避免重複
五、公告:
(一)向公眾或特別對象宣佈
(二)張貼布告欄〈蓋機關印信〉
(三)利用報刊等傳播
(四)盡量利用表格
(五)登報公告免署職稱姓名
1、主旨:
(1) 全文精要說明目的與期望
(2) 力求具體扼要
(3) 不分項一段完成
(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5) 定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2) 祇摘述來文要點
(3) 提出處理方法分析〈簽〉
(4) 視內容改稱「經過」「原因」
(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3) 公告改為「公告事項」或「說明」
(4) 三段內容截然劃分避免重複
六、其他公文:
(一)書函:
1、用於公務未決階段
2、代替過去便函備忘錄
3、可用三段式或條例式
4、由發文者署名蓋章或蓋章戳
1、主旨:
(1) 全文精要說明目的與期望
(2) 力求具體扼要
(3) 不分項一段完成
(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5) 定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2) 祇摘述來文要點
(3) 提出處理方法分析〈簽〉
(4) 視內容改稱「經過」「原因」
(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3) 公告改為「公告事項」或「說明」
(4) 三段內容截然劃分避免重複
(二)表格化的公文
1、簡便行文表
2、開會通知單
3、公務電話紀錄
4、移文單
5、其他
1、主旨:
(1) 全文精要說明目的與期望
(2) 力求具體扼要
(3) 不分項一段完成
(4) 能用主旨一段完成的勿分割為二段三段
(5) 定有辦理或復文期限的須敘明
2、說明:
(1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望〈如請核示請查照等〉
(2) 祇摘述來文要點
(3) 提出處理方法分析〈簽〉
(4) 視內容改稱「經過」「原因」
(5) 公告用改為「依據」指法條或機關名稱
(6) 需列舉副本收受者的作為、附件名稱份數
3、辦法:
(1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語
(2) 視內容改稱「建議」「請求」「擬辦」「核示事項」
(3) 公告改為「公告事項」或「說明」
(4) 三段內容截然劃分避免重複
備註:
一文
一事
一項
一意
條例次序:
一、 二、 三、
(一) (二) (三)
1、 2、 3、
(1) (2) (3)
常見的寫作缺失
一般的缺失
一、長篇大論
二、文白夾雜
三、重複詞句
四、分段不當
五、未用標點
六、錯字連連
七、稱謂不當
八、立場不明
九、失去禮貌
十、用印錯誤
十一、文號標錯
十二、引據錯誤
文書處理修正內容
一、用紙尺寸統一:
公文用紙採A4;便條紙用A5
公文用紙採A4;便條紙用A5
二、以書函取代簡便行文表
三、取消部分公文表格欄框
簽、函、開會通知取消欄框
四、公文內部資料排列依序為:
管理資料、本文、正本、副本
五、公文格式中增加列機關地址及傳真號碼
六、採橫式製作
公文撰擬之要領
一、如何寫「主旨」
(一)表達行文的目的及期望
(二)具體扼要,如敘明辦理時間或復文期限
(三)語氣肯定,切勿模糊
(四)不必分段分項,要有標點
(五)以不超過50字為原則
(六)敬語與期望應列再主旨段
(七)What、Who、When、Where、Which
二、如何寫「說明」
(一)Why
(二)事實、理由、法規、來文、前案、經過、附件、副本
(三)不重複主旨、不跨越辦法
(四)分項列舉,注意因果主從,整體性列前,細節個別事項列後
(五)引據應摘要敘述,不宜全部照抄
(六)每一分項的起首字注意不宜相同
(七)內容繁雜過長,可列為附件
(八)副本分行如有要求作為時,應予註明
(九)附件名稱、數量應予以說明
(十)分項的標示要正確
一、二、三、;
一、二、三、;
(一)(二)(三);
1、2、3、;
(1)(2)(3)
(1)(2)(3)
(十一)分項以不超過三~五項為原則
三、如何寫「辦法」
(一) How
(二)具體、肯定、可
(三)可改用「擬辦」「建議」「請求」「核示事項」
四、副本的「巧用」
(一)沒有正本則無副本,有正本可沒有副本
(二)副本只作「適當」處理
(三)蓋印正副本相同,右上角標出「副本」
(四)對上級盡量不以副本行,以示尊重
(五)加強聯繫或增加效率可以用副本,但不必濫用
五、「行文單位」的寫法
(一)單位應寫全銜
(二)中央先地方後
(三)機關先個人後
(四)省先市後
(五)本單位列最後,但應稱「本」,不必再寫全銜
(六)個人稱先生、女士或君
六、「附件」的表示法
(一)如文、如主旨、如說明、如說明一
(二)直接註明名稱及數量也可
(三)兩件以上可用「見出」
(四)可註明封發時附件向承辦人洽取
(五)可以文先發,附件另送
作法技巧之原則說明
一、簽
(一)方式:制式紙、便條紙、空白處簽
(二)結構:主旨、說明、擬辦
(三)時機:先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽
(四)文末:
1、內部行文,可以不必寫右陳○長
2、幕僚性質的單位主管或機關首長遇重大情事,逕行簽陳其首長及直屬上級機關首長,文末則以右(謹、敬)陳○○長○○長之下不必再寫姓某某長二人以上時「先大後小」或僅寫一人即可
1、內部行文,可以不必寫右陳○長
2、幕僚性質的單位主管或機關首長遇重大情事,逕行簽陳其首長及直屬上級機關首長,文末則以右(謹、敬)陳○○長○○長之下不必再寫姓某某長二人以上時「先大後小」或僅寫一人即可
(五)署名:簽名(姓+名)或蓋職章(不必寫職、呈等字樣)
(六)日期:例0723
1000
1000
(七)會簽:先會或後會,多單位時另以會簽單
二、函
(一)一段、二段、三段,視情況而定,不必硬分
(一)一段、二段、三段,視情況而定,不必硬分
(二)函末署名
上行文(職銜、姓名、職章)
平、下行文(職銜簽字章)
上行文(職銜、姓名、職章)
平、下行文(職銜簽字章)
(三)注意公文正確用語不能自創,例如期望語用「請查收」
三、箋函
(一)以中式八行信箋為
(二)一字不成行,一行不成頁,不宜行行弔腳
(三)為尊敬故可用平抬或挪抬,但名字不拆置兩行
(四)箋函製作同私人書信,惟特別注意身分、地位、關係
(五)用字遣詞屬「功力」,要注意恰如其身分、恰如其當
(六)以機關單位立場或首長個人名義進行陳述、請示、致謝候問之用
(七) 結尾問候語,請下必用「安」,頌下常用「祺」、「祉」、「綏 」
四、書函
「書」與「函」之結合,代替「備忘錄」、「簡便行文」
(一)用於公務未決階段
進行磋商、協調、徵詢、通報之用
進行磋商、協調、徵詢、通報之用
(二)不如函正式,運用上較賦彈性
(三)用語、日期、文號皆與函相同
(四)署名蓋條戳
五、會議文書- 開會通知
(一)直接列開會議名稱
不必再列開會事由
會議名稱不必加「動詞」
(二)主持人寧「大」勿「小」
(三)出列席標示:機關先個人、上級先下級
主辦單位人員列最後
(四)議程列出項目及時間,內包括報告事項討論事項、臨時動議
(五)備註:其他事項如提醒攜帶資料與會回條回擲時間….等等
(六)蓋單位戳記
六、會議文書- 會議紀錄
(一)記錄(動詞)與記錄(名詞)宜區分
(二)決定(洽悉、准予備查)
與決議(照案通過、修正通過)
(三)一般會議僅記錄結論、議定結果,不記錄討論過程,但諮詢會議要錄發言要點
(四)紀錄經呈主席核定後發不必事前會簽
(五)臨時動議有無皆列其項目
(六)散會記下時間
七、法規
(一)規章的種類應區分清楚
(二)規章的用語應正確使用
(三)規章的訂、廢、修程序嚴謹
(四)規章的寫作勿像寫作文
橫式書寫數字使用原則
公文書橫式書寫數字使用原則
一、為使各機關公文橫式書寫之數字使用有一致之規範可循,特訂定本原則。
二、數字用語具一般數字意義 (如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、
日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義 (如計量單位、統計數據等) 者,或以阿拉伯數字表示較清楚者,使用阿拉伯數字。
三、數字用語屬描述性用語,專有名詞 (如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者,或以中文數字表示較妥適者,使用中文數字。
四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者,以及引述或摘述法規條文內容時,使用阿拉伯數字;但屬法規制定、修正及廢止案之法製作業者,應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。
數字用法舉例一覽表
阿拉伯數字/中文數字 | 用語類別 | 用法舉例 | ||
阿拉伯數字 | 代號(碼)、國民身分證統一編號、編號、發文字號 | ISBN 988- | ||
序數 | 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7期 | |||
日期、時間 | ||||
電話、傳真 | (02) 3356-6500 | |||
郵遞區號、門牌號碼 | 100 台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 | |||
計量單位 | 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 | |||
統計數據 (如百分比、金額、人數、比數等) | 80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,422,789人、1:3 | |||
中文數字 | 描述性用語 | 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法則、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 | ||
專有名詞 (如地名、書名、人名、店名、頭銜等) | 九九峰、三國演義、李四、五南書局、思史瓦第三世 | |||
慣用語 (如星期、比例、槪數、約數) | 星期一、週一、 | |||
阿拉伯數字 | 法規條項款目、編章節款目之統計數據 | 事務管理規定共分15編、415條條文 | ||
法規內容之引述或摘述 | 依兒童福利法第44條規定:「違反第2條第2項規定者,處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰 。 | |||
中文數字 | 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函、法規草案總說明、條文對照表等) | 行政院令:修正「事務管理規則」 第一百十一條條文。 行政院函:修正「事務管理手冊」 財產管理第五十點、第五十一點、 第五十二點,並自中華民國九十三 年二月十六日生效……。 「○○法」草案總說明:……爰擬 具「○○法」草案,計五十一條。 關稅法施行細則部分條文修正草案 條文對照表之「說明」欄-修正條文 第十六條之說明:一、關稅法第十二條 第一項計算關稅完稅價格附加比例已 減低為百分之五,本條第一項爰予配合 修正。 | ||
公文用語
w 一、起首語
n 查 為、玆、特、請
n 關於 函送、檢送、陳報、彙報
n 按 訂領、修訂
n 玆查 本、貴、台端
n 謹查
n 玆訂立
n 玆修正
n 玆廢止
n 特任
n 特派
n 玆派
n 玆聘
w 二、稱謂用語
n 鈞
n 大
n 貴
n 鈞長、鈞座
n 台端
n 先生、女士、君
n 本
n 職
以下非公文用語,乃生活用語
n 本人、本席
n 該
n 令堂
n 家兄
n 舍妹
n 小兒
n 尊翁
n 賢伉儷
n 愚夫婦
n 尊府
n 寒舍
n 大作
n 拙作
n 貴體、貴恙
n 賤軀、賤恙
n 拙荊、賤內、賤辰
自稱有哪些?生活非公文用語
w 愚 阮 我 余 賤內
w 在下 窃 拙荊
w 草民 敝人 內子
w 奴才 老夫
w 小的 老朽
w 卑職
w 下官 本人、我、某
本席
職
w 三、引述語
n 甲、 直接引述
l 奉:上級
l 准:平行
l 據:下級
l 奉悉
l 敬悉
l 已悉
l 復
l 敬復
l 依照
l 根據
l 遵照
l 諒蒙 鈞察
l 諒達
l 計達
l 根據……案陳……函:
l -,經函准………函:
l ○○○一案,經陳奉行政院……函示:
l ○○○○○○字第○號函略以:
n 乙、間接引述
l (1)復……函。
l (2)依
依據
根據
n 一、復…函。答復時用。不可寫:復…函辦理。「復」不可寫「覆」
n 二、根據…辦理。根據來源(1)對方來文;(2)第三者來文;(3)法令(4)批示;(5)協商會議紀錄根據(最不客氣,限引下級及法令)、依據(引平行)、依(引上級)根據○○案陳…辦理。依據○○函轉…辦理。 依據奉交下…辦理。
n 三、根據…辦理兼復…函
w 四、經辦語
n 遵經: 上級
n 遵即: 下級
n
業經

n 經已
n 均經 平行、下行
n 迭經
n 旋經
w 五、准駁語
n 應予照准 未便照准
n 准予照辦 所請不准
n 准予備查 不合規定
敬表同意
同意照辦
n 礙難同意 歉難同意
n 六、請示語
n 是否可行?
n 是否有當?
n 可否?
n 當否?
n 七、期望語
n 上行:
n 請 鑒核、請核示
n 請 鑒察、請鑒核備查
n 請 核備
n 平行:
n 請 查照、請查照
n 請 查照辦理
n 請 查照惠復
n 請 查照辦理惠復
n 下行:
n 希 查照
n 希 照辦
n 希 辦理見復
n 希 轉行照辦
n 希 切實辦理
n 八、附送語
n 附陳:上級
n 檢陳:上級
n
附

n
|
附送
n 檢附
n 檢送
n 九、結束語
n 謹呈 敬陳 此陳 此請
n 謹陳 右陳 此上
n 十、批示語
可 傳閱 緩議 ?依法辦理
如擬 婉復 再議 ?依規定辦理
照准 函復同意 免議 著毋庸議
照辦 照辦並復 面議
閱 存 嘉勉
發 存查 慰留
行
同意
公布
*閱、悉、 知、謝謝、0.K.、A.CK紅字非公文用語
行文用語
行文用語,即公文行文時,未表示目的、期望、核准、駁回、附送文件等之專門述語。
起首語 | 查、關於 | 通用 | 盡量少用 | |
制定、訂立、修正、廢止 | 公布法令使用 | |||
特任、特派、任命、派、玆派、玆聘、僱 | 任用人員使用 | 下行文 | ||
經辦語 | 遵經 | 對上級機關用 | 上行文 | 已經辦理 |
遵即 | 同上 | 上行文 | 已經立即辦理 | |
業經 | 通用 | 業經辦理 | ||
均經 | 通用 | 均已經辦 | ||
當經 | 通用 | 當時即辦 | ||
迭經 | 通用 | 屢次經辦 | ||
旋經 | 通用 | 其後不久即辦 | ||
核准或同意或駁回語 | 應予照准 | 機關對人民申請函同意時用之,或對下級機關核准時用之。 | 平行文 下行文 | |
准予照辦、准予備查 | 機關對人民申請函同意時用之,或對下級機關核准時用之。 | 下行文 | ||
未便照辦、礙難照准、應從緩議、應予不准、應予駁回 | 對下級機關來文之請求不准時使用。 | 下行文 | 應予駁回須列舉駁回之理由或法令。 | |
敬表同意、同意照辦 | 對平行機關來文表示同意時使用 | 平行文 | ||
歉難同意、礙難同意、無法照辦、不能同意辦理 | 對平行機關來文表示不同意時使用 | 下行文 | ||
引述語 | 奉 | 接獲上級機關來文,於引述時使用。 | 盡量少用 | |
准 | 接獲平行機關來文,於引述時使用。 | 盡量少用 | ||
據 | 接獲下級機關來文,於引述時使用。 | 盡量少用 | ||
奉悉 | 接獲上級機關來文,於引述完畢時使用。 | 例:鈞部○年○月○日第○號函奉悉 | ||
敬悉 | 接獲平行文,於引述完使用。 | |||
已悉 | 接獲下級機關來文,於引述完時使用。 | |||
引述語 | 復……函 | 於復文時使用 | 例:復貴局○年○月○日○字第○號函 | |
引述語 | 依據或根據……辦理 | 陳述告知辦理之依據時使用 | 例:依據 大部○年○月○日○字第○號函辦理。 | |
……… 諒蒙鈞鑒(察) | 對上級機關發文後再繼續行文時使用。 | 上行文 | 例:本部○年○月○日○字第○號函諒蒙鈞鑒 | |
……… 諒達、計達 | 對平行或下級機關發文後,再繼續行文使用。 | 平行文或 下行文 | 計達:計算時日公文應已到達。 | |
期望及目的語 | 希、希照辦 | 對下級機關有所期望時使用 | 下行文 | 平行文偶用之,但應避免。 |
請 | 對受文者有所請求或期望時使用。 | 平行文或上行文 | 下行文亦可用之。 | |
轉行 | 對下級機關希望將本文輾轉發行(轉行)下去時使用。 | 多屬下行文 | 下級機關向上級機關報核公務,請求上級機關轉行其他單位亦偶用。 | |
鑒核 | 對上級機關使用 | 上行文 | 請鑒察考核 。 | |
核示 | 同上 | 上行文 | 考核後請指示,以便遵行。 | |
核備、查照 | 同上 | 上行文 | 考核後,留存備查。 | |
查照、查照辦理、查照見復、查明見復復。 | 對平行機關使用 | 平行文 | 查照意即「使其知悉」。 | |
希查照、希照辦、希辦理見復。 | 對下級機關使用 | 下行文 | ||
請示語 | 是否可行、是否有當、可否之處 | 通用 | ||
除外語 | 除………外 除………暨………外 | 通用 | ||
抄送語 | 抄送 | 對平行機關使用 | 平行文 | |
附件語 | 抄發 | 對下級機關使用 | 下行文 | |
附、附送、檢附、檢送 | 公文有附件時,對平行或下級機關使用。 | 平行文或下行文 | ||
附陳、檢陳 | 公文有附件時,對上級機關使用 | 上行文 | ||
結述語 | 謹呈 | 對總統簽使用 | 上行文 | |
謹陳、敬陳、右陳 | 於簽末使用 | 上行文 | ||
此敬、此上 | 於便箋使用 |
稱謂用語
稱謂用語 | 適 用 對 象 | 文別 | 備 註 |
鈞 | 有隸屬關係之下級機關對下級機關使用。如鈞院、鈞部、鈞府等。 | 上行文 | 鈞字上須空一格表示尊敬對方 |
鈞長、鈞座 | 1、屬員對上級長官使用。 2、有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長使用。 | 上行文 | 鈞字上須空一格表示尊敬對方 |
大 | 無隸屬關係之下級機關對上級機關使用。如大院、大部等。 | 上行文 | 如台北市政府行文給考試院文中提到考試院應稱為「大院」。 |
貴 | 1、無論有無隸屬關係,上級機關對下級機關一律用貴。如貴部、貴校、貴局。 2、無隸屬關係之平行機關,或機關與民間團體間稱貴。如貴會、貴社、貴公司。 | 下行文 平行文 | 為表示敬重「貴」字上可空一格。 同 右 |
先生、女士、君 | 機關對人民依性別稱先生或女士,或 | 平行文 | |
台端 | 1、機關或首長對屬員使用 2、機關對人民行文,文中提及受文者(個人),一律稱台端 | 下行文 平行文 | |
本 | 機關或人民行文時,文中一律自稱本。如本院、本部、本市、本人 | 上行文 下行文 平行文通用 | |
該、稱 | 公文中提及第三者之機關、團體時稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時可稱該。如該部、該省、該公司。對職員則可稱該或其職稱 。 |
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