時間管理的十大步驟

親愛的讀者：

辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題解決的部屬，一個個「闖」進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事情。

工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的‥‥‥，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。

你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去了每個人一天都只有二十四小時，大部份的人是「忙，但不知道在忙什麼」，或是「忙，但不是忙自己想做的事」，但為什麼還是有人能事業有，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得做時間管理。

管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避兔浪費時間。不妨問問自己以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？

真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠了。祝你成功！

1.事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效

要與時間拔河，首先記錄自己的時間分配方式，分析哪些習慣浪費時間；按著訂定目標並擬定計劃，以較實際的觀點安排時程；最後找出浪費時間的原因與因應方法，改變這些壞習慣。

．每天空出一段時間來規劃事情。

．拿一個小時來訂計劃，可以有二到三倍的效果出現。

．你可以在上班之前比較安靜的環境（家裡或辦公室)訂計劃，或是當作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計劃。

．將時間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作，在一段段時間裡加速完成。

．學習絕對專心，同時做兩三件事，像電視機選台器一樣。

2．分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。

要掌控時間，就必須先能掌控自設定個人目標，以便根據目標，分析工作的優先順序，按照輕重緩急做處置經常評估所設定的優先順序。採用80/20原則來設定優先順序。完成20%的目標可能獲得80%的效果，如果你每天的行事曆上有十個事項要做，你只要能圓滿達成其中最重要的兩個項目，就可以得到八成的效果。

根據緊急性與重要性決定：

重要而且緊急：馬上辦。

重要而不緊急：好好規劃。

不重要但很緊急：1.馬上辦，但只花一點時間；2.請人代辦;3.集中處理。

不重要也不緊急：有空再辦。

3．找出自己最有效率的時段以安排工作內容。

生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作內容，工作效率才會高。早上八點至十點：精力顛峰，適合做規劃。早上十點至十二點：注意力及短暫記憶力最強，適合腦力激盪會議、訓練。下午一點至二點：昏昏欲睡，比較適合進行互動溝通的工作。下午二點至四點：開始清醒，長期記憶力最強，適合閱讀、思考。下牛四點至五點：適合技術性工作、處理衝突問題。了解自己的生理時鐘，它不像真的時鐘那麼有規律。找出精神最好的時間從事較困難的工作。

在效率最高的時段，你可以集中精力於：棘手或困難的問題、創造性思考、複雜的工作、討論或訂定工作計劃。

在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。

在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。

4．組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。

雜亂無章的公桌會讓人分心、容易疲倦及緊張、生產力降低、無法控制工作，也會給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，辦公桌上一片凌亂，都會浪費你寶貴的時間。

保持辦公桌清爽的最高指導原則：與手邊正在做的工作有關的東西，才能出現在桌面上，其餘的請立即拿開。把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站你可以這樣清理你的辦公桌：挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。與工作毫無連的書籍雜物等，都應該立即清掉。一年半年內不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的結果是什麼？如果沒什麼大不了，就別猶豫了。運用5S技巧──整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站辦公桌如果面對窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場，也不會有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其他辦公家具。每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠的角落去。將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時間。

5．進行充分的授權將工作分配給部屬助理或秘書

如果你堅持處理工作所有的細節，很快就會發現時間根本不夠用，更何況你的職位與所負的責任會不斷的增加。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍。找出哪些工作可以授權他人去做。將工作交給能處理得最好的人。信任對方，尊重對方。清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使妳不受干擾地專注在重要事務上，還能替你蒐集資訊，提出解決問題及做決策的構想。你應該和他們相互信賴，建立團隊工作紀律，發展出合作關係：每天固定時問與他們討論工作內容，讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望，清楚知道你要什麼。鼓勵他們分擔更多的責任，並允許他們發展自己的行事風格，可以做決定，而不是當你的影子。給予充分的支持、認同與尊重。

6．活用記事本管理時間。

找一本口袋大小的記事本帶在身邊：記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。隨時記錄一些新想到的做法。達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂。在你的記事本上，你可以用螢光筆標顏色來區分事情的重要性或優先性。也就是說，紀錄時用一支筆，事後再用螢光筆標記重要性或優先性。

7．運用有效的方法取得資訊。

如何在短時間內得到最多的資訊？在精神最充沛的時候，閱諒最重要的資料。不斷的學習如何加快閱讀的速度。與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。養成在等待的時候閱讀的習慣。要求部屬在文件上做摘要。鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。閱讀前先了解自己的目的。有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。先讀標題。讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他都份丟棄。

8．改變拖延的習慣 ，即時行動。

該寫一篇重要報告的時候，你卻在整理桌子？像這種先處理無關緊要事情，而非該優先解決事情的心態，就是拖延。我們習慣拖延困難、討厭、難以下決定的事，但這些事卻不會因此消失，只會讓你更緊張，反而陷入困境，還需花原本二至三倍的時間才能完成。

終結拖延的六個方法：

問自己：現在最重要的事做什麼？而非問：我現在最想做什麼？先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。

將工作分解成幾個較小的部分，讓工作容易進行。

不要等所有資料都到手才開始工作，有什麼就做什麼。

找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。

設定誘因激勵自己準時不拖延。

9．技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。

如果訪客逗留太久，你應該及時的站起來。不要打斷對方的話，可是一旦輪到你開口接話，你應該主動結束這次的對談，總結應該採取的行動或結論。儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。說些暗示性的話，例如：「我想這就是結論吧！」「我很感謝你來看找。」等。訪客在所難免，妳必須要懂得一些應付的技巧，才不會輕易浪費了你的工作時間。儘量少在自已的辦公室裡接待訪客，最好使用訪客接待室。開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。可能的話，明確的設定時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。

10．練就健康的身體，保持身心最佳狀況。

沒有時間照顧自己身體的健康，將來就沒有健康的身體利用時間。要不斷保持顛峰水準的工作表現，就應該保持身心健全，注意個人的健康狀況及需要，學習用較少的時間獲得健康。運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時問與地點做運動。縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。養成早上一睜開眼晴就起床的習慣。定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。錯過鬧鐘、找不到車鑰匙、識別證等都會偷去時間，而且影饗一天情緒。無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。