大部份的人可能都以為Word就是打打文件、報表、通知單...如此而已,我想大家都低估了Word的能力了,Word能做的事要比你想像的多更多。在Word的高階應用的其中一個功能「合併列印」,它能幫我們做到讓你覺得不可思議的事,平常你要花上好幾天才能完成的工作,現在只要幾分鐘就可以簡單完成,耗時的工作就交給電腦處理,讓你有更多的時間花在打屁聊天上。 範例 以下我會舉一個範例來示範「合併列印」的強大功能,這個功能絕對值得你花點時間來將它搞清楚,雖然它是高階應用,但實際上它卻很簡單。 假設我現在要打一份邀請函給我所有的朋友,朋友清單都已經在Excel的檔案裡,邀請函準備要打在Word裡,如下圖: 範例檔案下載 (Word邀請函 - invitation.doc) 範例檔案下載 (Excel朋友清單 - list.xls) 我準備要將「Excel朋友清單」裡的每一個名稱放進「Word邀請函」中的【公司名字】,一般我們面對這樣的情況,都是直接從Excel一個一個複製到Word邀請函裡貼上,也就是「Word邀請函」裡將會有10頁的邀請函。 幸好我的朋友清單裡只有10份資料,使用土法鍊鋼的方式幾分鐘就可以複製完這些工作。那萬一這份清單有1,000份呢?該不會你也還要用土法鍊鋼的方式吧!! 那最後的結果就是花了三、四天每天都做重覆的動作,最後完成了工作,也得了關結炎。 看完這篇「合併列印」的教學,讓你打這1,000份所花的時間不需要花10分鐘。 合併列印 在開始之前,你可以下載兩個我們要用來示範的檔案, 一、「 Word邀請函 -invitation.doc 」; 二、「 Excel朋友清單 - list.xls 」。 整個流程如下: 一、先打開Word invitation.doc檔案,然後開啟工具列上的「工具(T)」\「信件與郵件(E)」\「合併列印(M)」。 二、以Word2003來說,Word會在右方欄開啟一個「合併列印」設定版面,步驟1:選取文件類型,在這裡我們選取第一個「信件」,然後接著按「下一步:開始文件」,如下圖: 三、步驟2:選取開始文件,由於我們已經開啟了「invitationl.doc」,所以我們在這裡選擇「使用目前文件」,接下來按「下一步:選擇收件者」,如下圖: 四、步驟3:選擇收件者,由於我們已經有「list.xls」的清單了,所以在這選擇「